Eine virtuelle Telefonanlage trägt den Namen, weil sie aus der Sicht des Benutzers bloß über eine Internet-Datenleitung angebunden wird, und nicht mehr als physischer Kasten mit Kabeln beim Unternehmen steht.
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Durch die Globalisierung und Digitalisierung ist es heute beinahe alltäglich, dass Mitarbeiter derselben Firma weltweit verteilt an verschiedenen Niederlassungen sitzen oder Unternehmen Ihre Services weltweit anbieten. Diesem Trend muss selbstverständlich auch die geschäftliche Telefonie folgen. Mit der Nutzung einer virtuellen Telefonanlage verschwindet die Notwendigkeit, sich dort aufhalten zu müssen wo sich die Telefonanlage befindet. Durch diese Flexibilität können sich selbst StartUps und kleine Unternehmen mit mehreren Standorten über die virtuelle Telefonanlage vernetzen. Hierfür kann man entweder VoIP-fähige Endgeräte oder Software für Mobiltelefon / PC benutzen.
Die virtuelle Telefonanlage liefert einige wesentlich Vorteile. Im Unternehmen werden weniger Ressourcen verbraucht, da die virtuelle Telefonanlage keine Wartung, keinen Strom und keinen Platz benötigt. Der Nutzer hat auch nicht mehr die Verantwortung, die Anlage auf dem aktuellen Sicherheitsstand zu halten. Diese Aufgaben fallen nun in das Ressort Ihres Providers, dem Anbieter Ihrer virtuellen Telefonanlage.
Darüber hinaus passt sich die virtuelle Telefonanlage dem Wachstum Ihres Unternehmens flexibel an. Sie können bei einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern beispielsweise ohne Aufwand, neue Nebenstellen anlegen oder neue Features hinzubuchen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Skalierbarkeit der Telefonanlage. All diese Schritte sind nun nicht mehr davon abhängig, die richtigen Kabel umzustecken, sondern laufen alle über das Web-Interface Ihres Anbieters.
Die einzige Voraussetzung für den Gebrauch einer virtuellen Telefonanlage ist, dass für die Nutzung ein stabiler Internetanschluss gegeben sein muss. Dies liegt darin begründet, dass alle Telefone in der Firma per Internet mit der virtuellen Telefonanlage verbunden sind und nur mit einer funktionierenden Internetverbindung eine gute Gesprächsqualität erzielt werden kann.
Sollte nun einmal das Internet ausfallen, so bieten einige Anlagen die Möglichkeit, die Gespräche alternativ auf Handys oder andere Anschlüsse umzuleiten.
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